重建潭岡的決定是興族積聚會於1916年9月22日在香港的會議上做出的。出席會議的潭岡代表來自中南半島、香港、澳門、廣州、佛山、廣州外圍的鹽埗、通商口岸江門，以及新會縣城。[4]會議決定從這些社群之中募集資金，作重建潭岡之用，但是，組織會議在1919年3月才舉行，地點也是在香港，出席的也僅是潭岡的僑外社群，會上創立了潭岡鄉鄉會，有權管理包括重建在內的鄉務。[5]
興族積聚會的第一次會議規定，重建資金屬於借貸性質，必須償還，而因此也就可以明白為什麽積聚會的董事參與鄉務從不間斷。不過，他們根據什麽創立鄉會，由董事局委任和監督鄉司理並擬定鄉務規章，而且正如下文將會看到的那樣不但處理財政事務，也懲治罪犯，還不清楚。嚴格來說，潭岡鄉鄉會的成立並沒有征詢過潭岡鄉鄉民的意見。然而，受雇於鄉會的司理得到新會縣縣丞的認可（這還將討論到），而且鄉司理須向鄉會董事局報告，並把他們的決定考慮在內，由此觀之，那規章不論其法律地位如何，無疑是可以執行的。
鄉會董事局成立之時，其成員與興族積聚會的成員一模一樣。鄉會和興族積聚會的不同之處，在於鄉會的主席與積聚會的董事長不由同一人擔任，這情況至少維持至1921年。我們對鄉會主席、積聚會董事長，或兩會董事的背景了解不多，隻是對他們的任職情況還略知一二。記錄顯示，三十年間曾有44人任職過董事局，其中一些人長期在位。有一位幫助積聚會籌款，名叫“標基”的中南半島常住居民，顯然在1921年被開除出積聚會。[6]他的職位由一位名叫“業英”的人補上，此人的父親是一位香港商人，曾於1919—1936年間任鄉會主席。[7]一位名叫“世德”的董事局主席做了19年，1937年成為鄉會主席。無論業英或世德看來都沒有正式支配過鄉的日常事務，鄉務交由司理“績基”負責，這位司理從1919年任職至1935年。
司理有時稱為“司理兼司庫”，有時稱為“辦事所主任”。辦事所連司理在內共有大約八個受薪職員。此外，鄉裏還有自己的保安隊，其中包括一名隊長、一名副隊長、20名長工和30名夜工，全部都是受薪的。鄉裏還聘請了一位校長、一位教師和一位醫生。鄉會董事局的會議記錄給人一個相當清楚的印象，就是為了保證董事局的決定貫徹執行，辦事所必須受緊密監督。這當然包括了司理與董事局之間定期的書信往來，但除此以外，董事局還會派遣特派代表下鄉，目的主要是查賬。
首先必須認識清楚的是，董事局與司理之間是明確的雇傭關係。但是，由於鄉會不在新會縣內，司理在20世紀20年代和30年代有不少機會可以尋求縣政府承認他的地位。總的來說，董事局認識到縣裏的任何任命都會削弱他們對辦事所的控製，於是極為謹慎地保證司理從屬於董事局之下。
表 1920—1931年的收支預算
續表
倘要了解董事局的監督能力和辦事所的管理能力，最就手的莫過於會議記錄前11年的年度預算（見表）。[8]顯然，辦事所收入的主要部分來自地租，小量然而並非無關重要的一部分來自出租魚塘、養魚和養鴨權的轉讓，以及看管收割地農作物的收費。而總收入在1921—1925年間迅速增加，其後穩定下來，也是顯而易見的。
收入相當大的一部分，比如說四分之一，支付給那些把土地交由鄉會管理的地主，餘額用來支付辦事所、保安隊、學校、診所、本鄉重建、購買必要設備、董事局會議，以及償還興族積聚會債務的開支。辦事所的開支從1920—1930年盡管上升了兩倍，董事局會議的開支依然未見短缺，付給地主的租金大量增加，償還欠債合共26000銀元，用於鄉村建設的達38000銀元。[9]保安隊在這個時期正如下文將會提到的，雖然確實從別的地方得到更多的收入，但鄉村資金中的保安隊年度開支卻沒有增加。預算數字事實上不能顯示不正常的開支情況，而這是意料中事，但問題在於無論這十年中間有什麽不正常情況，辦事所都已經頗能履行其理財責任。
開頭兩年，鄉會所采用的規章涉及範圍極為全麵，處理的事務包括土地管理的稅務事宜、營辦鄉學、製作鄉歌，以至獎懲製度。有些措施例如鄉旗和鄉歌，是民國時期的新事物，但有很多例如出售養鴨權，則是沿襲傳統習慣。[10]鄉會董事會的會議記錄讓人覺得書麵規章有重要作用，能迫使司理遵從董事局的決定，然而，這種看法也遇到很大的問題，那就是任何的服從都不是理所當然的，卻是權力相互作用的結果，其中包括了董事會與司理之間的，和司理與鄉民之間的權力相互作用。